Coronavirus, come la gestione da remoto può salvare il proprio business in Cina

Il coronavirus e le misure adottate dal Governo cinese per prevenire un’ulteriore diffusione del virus stanno influenzando le scelte di molte imprese al fine di gestire al meglio le proprie attività in Cina, evitando contraccolpi pesanti sul proprio business. Diverse città cinesi hanno prolungato le vacanze per il Capodanno lunare fino al 9 febbraio, il che significa che il personale non tornerà al lavoro prima di allora. Anche quando si potrà tornare a lavorare il trasporto pubblico sarà ancora pesantemente ridotto, il che implicherà difficoltà per raggiungere il posto di lavoro.

Allo stesso modo, altri metodi tradizionali di gestione aziendale come l’utilizzo della posta espressa per la consegna di documenti importanti non possono funzionare normalmente in situazioni di questo tipo. Tali servizi sono stati chiusi perché sia ​​i documenti fisici che i lavoratori che trasportano tali documenti potrebbero essere causa di potenziale contaminazione. Anche l’invio di personale alle fabbriche di fornitori cinesi per attività di controllo qualità diventa impraticabile in base alle restrizioni poste in essere attualmente.

In sintesi, la maggior parte delle opzioni per il normale funzionamento delle imprese che utilizzano metodologie tradizionali sono temporaneamente chiuse. Le opzioni che rimangono disponibili si basano esclusivamente sulla gestione da remoto. Tali metodologie richiedono la trasmissione di dati tramite rete, cosa che l’attuale coronavirus non può sfruttare. Esistono ovviamente altre problematiche legate all’eccessiva dipendenza dalle comunicazioni digitali, in particolare per le organizzazioni che non hanno messo in atto un solido piano di continuità operativa digitale.

Per le prossime settimane, le aziende dovranno dunque fare affidamento sull’infrastruttura digitale aziendale che hanno già realizzato o integrarla con le infrastrutture pubbliche presenti in Cina, pur essendo consapevoli dei limiti e dei punti deboli di questi canali.

Per le aziende ben preparate, il lavoro a distanza non sarà un grosso ostacolo a breve termine. Le aziende che già utilizzano lo smart working saranno agevolate in questo periodo e molte di esse utilizzano piattaforme digitali aziendali al fine di permettere un contatto costante tra i proprio dipendenti. Tutti i documenti di cui i dipendenti necessitano per l’implementazione del loro lavoro sono disponibili su Sharepoint Online e possono essere anche condivisi. SharePoint Online facilita e supporta il lavoro in team per ogni gruppo di progetto, reparto e divisione secondo le specifiche esigenze; attraverso la condivisione di file, dati, informazioni e risorse consente di collaborare in modo semplice e sicuro su PC, Mac e dispositivi mobili. Tuttavia, per le aziende meno preparate, è possibile prevedere alcune difficoltà. Se l’azienda non utilizza uno strumento aziendale solido, come MS Teams o Skype for Business (noto anche come Lync), le comunicazioni all’interno dell’azienda potrebbero dover fare affidamento su telefono tradizionale, e-mail aziendale o canali pubblici meno sicuri, come WeChat .

Si può, altresì, presumere che ci saranno alcuni problemi importanti a breve termine per le società con sede a Singapore e ASEAN operanti in Cina. Ecco alcune semplici linee guida che possono essere seguite per mitigare gli effetti:

Garantire che il personale IT (sia nell’ASEAN che in Cina) sia disponibile per gestire la connettività e altri potenziali problemi correlati. Con i dipendenti che lavorano da remoto, si possono prevedere ulteriori problemi. Va presa in considerazione la possibilità di dover pagare risorse IT extra al fine di assicurarsi la formazione del personale cinese che dovrà iniziare a lavorare da remoto al termine del capodanno cinese.

Se si dispone di strumenti di comunicazione aziendale che possono essere utilizzati in modo efficace in Cina, è necessario assicurarsi che il proprio personale con sede in Cina abbia una guida sufficiente per usarli. Occorre osservare, a tal proposito, che molte aziende che dispongono di tali strumenti non informano il personale con sede in Cina delle loro piene capacità.
Se si dispone di e-mail con allegati di grandi dimensioni, esiste una buona possibilità che la ricezione possa essere ritardata per i dipendenti in Cina, soprattutto se il server di posta elettronica aziendale si trova all’estero. E’ consigliabile separare il messaggio e-mail dall’allegato, considerando anche che sistemi come Dropbox ecc. sono bloccati nella Cina continentale.

Se i dipendenti sono costretti a fare affidamento su canali non aziendali, come WeChat per comunicare e condividere file, ecc., è necessario assicurarsi di inviare loro alcune indicazioni circa i tipi di informazioni che non possono essere condivise su tali canali.  Ad esempio, è possibile che siano in essere dei contratti con determinati clienti o fornitori che limitano la condivisione di determinate informazioni su canali non convenzionali. Mantenere l’efficienza della propria operatività in Cina nelle prossime settimane deve comunque andare di pari passo alla massima protezione dei dati.
Sarà necessario anche fornire un programma di comunicazione chiaro e regolare per le risorse senior. Ciò è particolarmente importante quando le persone lavorano in remoto. La maggior parte delle piattaforme di teleconferenza moderne include non solo un’opzione di presenza online in cui è possibile usufruire della piena funzionalità durante le riunioni, ma anche un’opzione di “chiamata in ingresso” per quei partecipanti che desiderano semplicemente la funzionalità vocale tramite i loro telefoni cellulari. Tale funzionalità è consigliata per i dipendenti che potrebbero avere problemi di larghezza di banda limitata dalla loro connessione domestica.

Tali misure potranno almeno consentire ai dipendenti con sede in Cina di continuare a lavorare con un ragionevole grado di efficienza e sicurezza mentre la situazione si stabilizza. Le soluzioni dovrebbero essere messe in atto il prima possibile. La situazione attuale può diventare anche un campanello di allarme per tutte quelle aziende che ancora non operano a pieno regime da remoto. Infatti, gli strumenti di comunicazione/condivisione digitale sono sempre più considerati un sostituto del tradizionale ambiente d’ufficio. Infatti, per quelle organizzazioni che sono “all’avanguardia” in tal senso, questa crisi attuale dovrebbe effettivamente fornire loro una sorta di vantaggio competitivo per un buon periodo di tempo.

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